Camgora.ru

Автомобильный журнал
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Посоветуйте, какой отчет дать составлять менеджеру по продажам о проделанной работе? где взять некий шаблон? хочется; видеть; РАБОТУ менеджера, а не пустые ответы по телефону заказчику и отправленные письма

Посоветуйте, какой отчет дать составлять менеджеру по продажам о проделанной работе? где взять некий шаблон? хочется «видеть» РАБОТУ менеджера, а не пустые ответы по телефону заказчику и отправленные письма. Поделитесь пожалуйста как у Вас в компании?

Это же просто — как яйцо. Хотя сто процентов «продажнику» не понравиться. Формируется несколько табличек по продажам за месяц. Причем делается самим продажником. Продано : количество , цена по прайсу и фактическая цена продажи и итоговые графы. № 2 продано всего, в том числе новым клиентам.
Сразу очевиден результат работы менеджера по продажам.
Чтобы совсем «дожать» продажника можно ввести табличку по отсроченным продажам.

у нас не просто продажи. мы не продаем готовый товар, у нас заказная продукция. Поэтому и хочется «видеть» работу менеджера, который «окучивает» клиента, дожимает, продает ему

У меня в компании каждый менеджер ведет базу клиентов, которая по сети в режиме онлайна видна моим ген.директорам. Менеджер заполняет дату, компания, руководитель (ими и его данные, сотовый, рабочий телефон и так далее), примечание (о чем разговаривали кратко, чем заинтересовался и так далее, когда готов выйти на сделку, когда скидывали ком.предложение компании). Так же все менеджеры пользуются исключительно симками компании чтобы мы могли сделать детализацию и проверить на самом дело менеджер работал или нет. Ген. директор 1-2 раза в неделю смотрит все базы менеджеров и определяет кто работает на самом деле, а кто нет. Все менеджеры у меня в компании сидят на сделке. Привел клиента получил 10% от проплаченного заказа, перевыполнил план на 20%, сверху еще дает бонус 10 000 руб.
Так же выстроили систему лояльности с клиентами за счет чего клиенты нас рекомендуют своим друзьям и знакомым. Так же всем имеющимся клиентам не даем забывать о нас (для этого есть кучу интересных фишек и приемов). Как я люблю говорить — лучше потратить 1 руб. и принять заказ от имеющегося клиента, чем потратить 10 руб. и получить такой же заказ от нового клиента. Так же с самыми активными менеджерами ведется отдельное обучение по продажам, чтобы они проводили еще больше клиентов.

На самом деле вариантов масса и полет фантазии не ограничен. Однако зачем изобретать «велосипед» и терять на этом время, когда все уже придумано. Нужно только взять и начать применять. Попробуйте использовать любую CRM систему (не хочу ни кого рекламировать), есть простые, есть сложные, вбейте в поиск и подберите подходящую.
Рекомендую начать с простой и постепенно переходить к более сложным. И сами сможете там разобраться и менеджерам будет проще их осваивать и к ним привыкать. А чтобы они приняли нововведение, замотивируйте их. К примеру скажите им, кто будет вести всю базу в CRM и заполнять нужные вам поля, тот будет по сделкам из такой базы получать на пару % больше. Так они постепенно сами все туда перетянут. А потом когда большинство уже будет там, сделайте это все и для всех в обязательном порядке и без доп.оплат.Все свои планы, отчеты и всю прочую аналитику будете получать в любом разрезе и с любой глубиной, нажатием одной кнопки. Но для этого, как всегда, нужно поработать. Удачи.

обычно журнал с , где отмечаются продажи

на начальном этапе, должен быть органайзер, где все сведения о клиенте (название компании, тел, конт. лицо, эл. почта).и еще колонки для предмета разговора и дата след. созвона. А для отслеживания заказов, так же табличка (название компании, продукт, количество, за какую стоимость продали, процент от продажи). Хотите, поставьте план. Не выполнил план, меньше процент, перевыполнил — Бонус)

Проще всего это сделать в Excel. Работая в разных компаниях, я делал подобное и каждый по-разному — под конкретные потребности. В некоторых случаях на основании моих таблиц программисты писали программы.

Установите битрикс24. Это потребует время и обученя. Но оно того стоит. Если у вас совсем все печально, воспользуйтесь берестяной грамотой (эксель называется).

Ежедневный отчет по продажам образец

  • Автоматизация учета
  • Другие услуги
  • Статьи
  • Кейсы
  • Автоматизация учета интернет-магазина
  • Автоматизация учета сервисного центра
  • Автоматизация оптовой торговли
  • Автоматизация розничной торговли
  • Автоматизация себестоимости и ценообразования
  • Автоматизация отчетов по продажам и товарам
  • Автоматизация учета логистической компании
  • Консультация по автоматизации
  • Дашборды руководителя
  • Интеграция 1С и AmoCRM
  • Ускорение 1С
  • Курс Финансовые и торговые отчеты

С 2003 года мы в Интерлогике занимаемся различными вопросами автоматизации. Мы постоянно разбираемся с запросами «научить» товароучетные программы делать правильные отчёты. Дело в том, что большинство программ выдает те отчеты, которые в них заложены, а менеджеру по ним сложно принять решение. В этот момент обращаются к нам.

Учёт товаров и материалов и как это помогает бороться с кражами

Основа работы любого бизнеса. Бывает количественный, это когда мы знаем сколько какого товара мы закупаем, храним, перемещаем и отгружаем покупателям. А бывает суммовой — это стоимость единицы товара, партии, закупочные и отпускные цены, себестоимость и тому подобное.

Для корректного учёта ТМЦ мы начинаем с настройки бизнес-процессов в компании. Очень многие клиенты не уделяют достаточно внимания аккуратному обращению с ценностями, поэтому терпят убытки. Мы отлаживаем процессы поступления товара на склады, хранения, списания, инвентаризации. Настраиваем процесс поступления данных об операциях в учёт с минимальным участием человека. Это позволяет избавить компанию от манипуляций цифрами «опытного» персонала.

Как результат — руководитель получает отчёты о запасах, продажах, активах и тому подобное. Настроить любой другой вид учёта без корректного учёта ТМЦ почти невозможно!

Практика показала, что пропажи ТМЦ существенно снижаются там, где персонал видит плотный контроль за остатками. Когда линейный сотрудник знает, что пропажа обнаружится быстро, а дальше наступит ответственность — желание прихватить что-нибудь отпадает. Добиться этого можно настроив в компании оперативный учёт ТМЦ и регулярным проведением инвентаризации. Мы часто помогаем бизнесу устранять лазейки для хищений и консультируем по мерам сохранности товара. Автоматизированный учёт лишает персонал возможности манипулировать цифрами. Пускай сотрудники думают о своих прямых обязанностях!

Отчёты по запасам на складах

Для руководителя торгового бизнеса важный вопрос — остатки на складах. Чем быстрее покупатель получит свой товар, тем больше вы сможете продать.

После настройки корректного учёта ТМЦ, руководитель получает отчёты по запасам, а ещё может планировать закупки. Для компаний с несколькими торговыми точками, складами или филиальной сетью — внутренняя логистика и понимание запасов позволяет увеличить прибыль.

Мы консультируем товароведов по оптимизации внешней и внутренней логистики, а также по вопросам хранения товаров на складах.

Строим отчеты для отдела продаж

По 20 самым важным показателям эффективности

Содержание

Если отдел продаж выполняет план это не повод расслабляться. За фасадом все может быть совсем не так радужно, как кажется на первый взгляд.

Финансовые показатели

  • Процент выполнения плана за период. Типичная ситуация: менеджеры в начале месяца продают ни шатко ни валко, а ближе к концу делают план. Но это не значит работать эффективно. Цели должны быть не только долгосрочные, но и промежуточные. Например, с понедельной разбивкой 10% — 25% — 35% — 30%.

  • Число продаж (сумма). То есть, сколько было проведено сделок и на какую сумму.
  • Дебиторская задолженность. План выполнили, а прибыль нет, потому что проплатили не все. По отчету , будет видно кто, сколько должен и когда будет оплата.
  • Сумма предоставленных скидок. У Гены небольшой процент скидок по сделкам, а Вася уступает каждому второму клиенту, потому что чувствует себя неуверенно и боится не выполнить план. В итоге компания недополучает прибыль. Отчет поможет определить, в каком случае скидки оправданны, а когда нет.

Коммуникационные

  • Звонки новым клиентам. Сколько менеджеры совершают звонков в течение дня, недели, месяца.

  • Повторные. То есть число контактов за сделку, чтобы оценить активность менеджера.
  • Среднее время звонка. Для каждого сотрудника и общее количество времени потраченного на звонки.
  • Встречи, письма, смс, командировки. Чтобы оценить ресурсные затраты менеджера на сделку и сравнить с ее суммой, насколько были оправданы затраты.

Качество обработки базы

  • Новые клиенты.
  • Число обработанных заявок и качество. Смотрим на соотношение количества звонков и результаты, то есть на заполняемость профилей клиентов, контактных данных, создание задач.

  • Клиенты в работе и неперспективные.
  • Просроченные задачи. Например, когда менеджер не написал, не перезвонил, не отправил КП, договор, не выставил счет.

Данные по продажам

  • Продажи. Число активных сделок в работе по отделу и по каждому менеджеру.
  • Новые сделки.
  • Распределение сделок по стадиям.

  • Чтобы знать, сколько сделок на каждой стадии и как долго они там находятся. Допустим, много скопилось на этапе согласования, потому что Вася не может отправить клиентам договора, т. к. их задерживает юрист. Выяснить в чем причина, поторопить.
  • Средняя длительность продажи (для длительных). Есть быстрые сделки пришел — купил (розничный магазин), а есть, которые могут длиться несколько дней или месяцев (установка пластиковых окон, покупка/продажа квартиры, изготовление мебели на заказ). Зная, сколько времени уходит на такой тип сделки, можно контролировать процесс и более точно прогнозировать продажи и прибыль.
  • Неперспективные/убыточные по соотношению выгоды и затрат.
  • Потенциальная выручка по текущим сделкам.

  • Сумма замороженных сделок.
  • Упущенная прибыль по проигранным сделкам.

Что можно увидеть по показателям

Как вести отчетную статистику в INTRUM

Запомнить

  1. Отслеживайте статистику регулярно, а не только в конце месяца, когда уже ситуацию не исправишь.
  2. Если план слишком легко выполняется и перевыполняется — есть повод пересмотреть нормативы, при условии, что это не было счастливым стечением обстоятельств или влияние сезонности.
  3. В отчетах обращайте внимание на любые отклонения от заданной нормы.

Заходите в нашу группу ВКонтакте и подписывайтесь — много полезной информации для бизнеса:

Это может быть интересно

Система реализуется как облачное решение SaaS, т. е. размещается на наших серверных мощностях. CRM гибко настраивается персонально под ваш бизнес. При использовании сервиса у вас будет аккаунт-менеджер для консультации и помощи в настройках

Контакты

Москва: +7 (495) 225-50-24

С-Пб: +7 (812) 313-22-22 (доб.270)

Регионы: 8 800-500-75-82 (для регионов звонок бесплатный)

База знаний

  • Создана 18 декабря 2018
  • Автор Владимир Чернов
  • Категория Возможности, Общие вопросы

В бизнесе важно чтобы перед глазами была сводка по состоянию дел в магазине. Главный экран CloudShop и отчёты показывает эту информацию в реальном времени.

В CloudShop появился ещё один инструмент получения информации — ежедневный e-mail отчёт владельцу за прошлый день.

Что в отчёте?

  • Показатели продаж
    • Количество проведённых документов продаж.
    • Сумма по документам продаж.
    • Количество проведённых оплат по документам продаж с разделением на наличные и безналичные оплаты. Внимание! Если в отчётный день пришла оплата по продаже в долг, она также попадёт в отчёт. Сам же документ продажи в отчётный день не попадает, т.к. сделан раньше. Например чек, оформленный вчера, в новый отчёт не попадёт, а сегодняшняя оплата по нему в отчёте отразится.
    • Суммы по оплатам с разделением на наличный и безналичный расчёт.
    • Количество проведённых документов возврата продаж.
    • Сумма по документам возврата продаж. Сумма по документам продаж минус сумма по документам возврата продаж.
    • Выручка с учётом возврата продаж.
    • Себестоимость продаж.
    • Прибыль с продаж. Сумма по документам продаж минус себестоимость продаж
    • Средний чек. Сумма по документам продаж делённое на количество проведённых документов продаж.
  • Продано
    • Количество товарных единиц. Суммируются все товары вне зависимости от единиц измерения. Товар из комплектов также попадает в этот показатель.
    • Сумма продаж товара.
    • Количество проданных услуг. Услуги из комплектов также попадает в этот показатель.
    • Сумма продаж услуг.
    • Количество проданных комплектов.
    • Сумма продаж комплектов.
  • Склад
    • Количество товара на складе с нулевой себестоимостью.
    • Количество товара с остатком меньше нуля.
    • Количество товара с остатком меньше минимального.
    • Количество товара с истёкшим сроком годности.
    • Общее количество товара на складе.
    • Суммарная стоимость товара в розничных ценах.
    • Суммарная стоимость товара по себестоимости.
  • Топ товаров
    • Товары — лидеры продаж по выручке. Выводится пять позиций.
    • Товары — лидеры продаж по количеству. Выводится пять позиций.
  • Топ сотрудников
    • Сотрудники — лидеры по количеству продаж.
    • Сотрудники — лидеры продаж по сумме продаж.
    • Сотрудники — лидеры по среднему чеку.

Кто может получать отчёт?

Отчёт получают на почту только владельцы аккаунтов CloudShop на тарифных планах «Стандарт» и «Безлимит».

Как включить или отключить отправку отчётов?

В веб версии CloudShop нужно перейти в настройки компании и включить рассылку отчёта.

В Android приложение также нужно поставить «галочку» на пункте Ежедневный отчёт на эл.почту

Отчёт отправляется в 3 часа ночи. Проверьте настройки часового пояса, если отчёт приходит в другое время.

Отчет о проделанной работе

Пакет шаблонов по отчетам

1. Отчет по активности

В отчете по активности количественно измеряются действия, которые менеджеры совершили за день, а также итоги дня. В таблицу заносятся:

? месяц, дата и день;

? опоздание, в минутах;

? количество новых холодных звонков;

? количество выходов на лиц, принимающих решения (ЛПР);

? количество отправленных коммерческих предложений (КП);

? количество повторных звонков;

? количество результативных звонков;

? количество назначенных встреч;

? количество проведенных встреч;

? количество выставленных счетов;

? сумма оплат, в руб.;

? ставится отметка о том, что журнал звонков (на следующий день) заполнен и отправлен руководителю отдела продаж РОП (табл. 5.2).

Это один из мощнейших инструментов в отделе продаж. Внедрив его, вы сможете поддерживать производительность труда, так как со временем менеджеры начинают совершать меньше целевых действий. Кроме того, вы сможете контролировать, какое количество действий выполняют менеджеры, и видеть, как меняются конверсия и суммы оплат.

Время заполнения отчета: 10 минут.

2. Рабочий журнал

Рабочий журнал – один из основных рабочих инструментов менеджера по продажам. Он подготавливается в конце рабочего дня на следующий день. В него заносятся контакты для касаний. В конце рабочего дня заполненный рабочий журнал сдается руководителю отдела продаж по электронной почте – если не настроена система общего пользования документами или CRM.

Какие данные заносятся в рабочий журнал.

? Телефон и e-mail.

? Источник сбора контактов (чтобы менеджеры не выбирали самостоятельно некачественные базы) (табл. 5.3).

Таблица 5.2. Журнал звонков

Таблица 5.3. Пример рабочего журнала

Этот инструмент помогает с утра быстро включиться в работу и выполнить звонки блоком за два-три часа, а не искать в Интернете контакты организаций по одному. Средняя скорость менеджера в таком случае будет пять-шесть контактов в час. А имея рабочий журнал, люди приходят на работу и могут сразу же позвонить по готовым контактам.

Если список не сделан с вечера, можете быть уверены, что этому важному процессу менеджер легко посвятит всю первую половину дня.

3. Чек-лист «Расписание дня» (табл. 5.4, 5.5)

Таблица 5.4. Чек-лист для менеджера по продажам

Важно, чтобы работа в отделе была построена блоками: один блок – два-три часа, в рамках которого выполняется один вид работы (преимущественно). Отключите своим менеджерам многозадачность – и сможете увеличить их продуктивность минимум в два с половиной раза. Не верите? Назначьте тестовый месяц и убедитесь сами.

Ученые доказали, что нашему мозгу нужно около 30 минут, чтобы выйти на пик продуктивности и войти в состояние потока. А чтобы из него выйти, хватает мелкого переключения на другое дело, даже на 30 секунд. Это важно понимать. Поэтому нельзя давать менеджерам возможность звонить весь день. У них должен быть блок звонков. Так и с остальными задачами.

Второй плюс здесь – психологический аспект: когда вы ставите себе ограничение по времени на задачу, выполняете ее гораздо быстрее, чем если бы у вас была уйма времени на реализацию.

4. База по дожиму теплых клиентов

База по дожиму клиентов необходима для того, чтобы не потерять потенциальных клиентов, которые связывались с вами, – им выслали коммерческое предложение, может быть, провели встречи, но до продажи дело не дошло. Наша статистика говорит о том, что на данном этапе отваливается 20–30 % сделок – лишь потому, что о клиентах просто забыли, надеясь на то, что если они определятся, позвонят сами. Должна вестись работа со всеми теплыми клиентами, быть определены даты следующих звонков и дожима до сделки (табл. 5.6).

После заполнения базы менеджер вносит расписание в свой календарь и ставит напоминание на телефоне. Или заполняет свой календарь Google и ставит в нем напоминание по СМС. Очень удобно.

5. Отчет о встрече

Отчет о встрече сотрудники заполняют после ее проведения. В нем фиксируются предмет встречи, основные договоренности и даты следующего касания.

Отчет важен, потому что благодаря ему руководство может контролировать фактически проведенные встречи и их результативность.

Таблица 5.5. Чек-лист для руководителя отдела продаж

Таблица 5.6. База по дожиму продаж

Часто встречается проблема, когда менеджеры ставят себе встречи, а сами ездят по своим делам.

Отчет о встрече менеджера по продажам

Дата _______________ Ф. И. О. менеджера _________________

Наименование компании ________________________________

Контактное лицо _______________________________________

Дальнейшие действия со стороны клиента:

6. Отчетность руководителя отдела продаж

Отчет по результатам отдела продаж заполняет руководитель отдела и тем самым дает возможность директору предприятия контролировать показатели продаж по отделу в целом и результаты каждого менеджера (табл. 5.7, 5.8).

Вы можете добавить любые другие показатели, например количество и объем допродаж, объем продаж партнерских товаров и т. п.

Таблица 5.7. Отчет отдела продаж

Таблица 5.8. Отчет по продажам конкретного менеджера

7. Аудит клиентской базы

Аудит клиентской базы руководитель отдела продаж проводит один раз в месяц/квартал. По итогам аудита он заполняет таблицу-отчет (табл. 5.9).

Таблица 5.9. Аудит клиентской базы (по ABC-сегментации[2])[3]

8. Отчетность торгового представителя (мерчандайзера)

Используется для контроля на объезде торговых точек, подведомственных торговому представителю (табл. 5.10).

Таблица 5.10. Ежедневный отчет торгового представителя

9. База ключевых клиентов

Важно, чтобы менеджеры вели базу ключевых клиентов. Потому что с ними нужно поддерживать коммуникацию совершенно другого качества. На этой части вашей базы держится бизнес, и очень важно наладить в ней системные касания.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

ФАЙЛЫ Скачать пустой бланк отчета о проделанной работе .doc Скачать образец отчета о проделанной работе .doc

Функции отчета о проделанной работе

  1. Обосновать расходы на зарплаты работникам. Наниматель всегда хочет знать, за что он платит деньги своему штату. Фонд оплаты труда — большая статья расходов компании.
  2. Поддерживать дисциплину труда. Если в компании практикуется распределение задач между работниками и месячные планы с отчетами по ним, то работники начинают рационально планировать свое время и стараются выполнить план.
  3. Быстро ответить на вопросы работодателя, кто из работников, в какие сроки и когда выполнил ту или иную работу. Также руководитель структурного подразделения, имея перед глазами отчеты своих подчиненных, всегда знает, какие задачи наиболее сложные, какие выполняются быстрее.
  4. Рассчитать нормы выработки для сотрудников. На основании отчетов руководитель может решить, какие задачи можно добавить в месячный план, какие убрать и т.д. Если работники перевыполняют план, то нормы можно увеличить (в разумных пределах).
  5. Предоставить сведения контрагентам о выполненной работе по различным договорам своими работниками. Организации-подрядчики должны отчитываться заказчикам, отчеты работников помогут сформировать акт выполненных работ.

Таким образом, налицо польза как для работодателя, так и для работников. Первый видит, насколько эффективно работает штат, вторые — повышают самодисциплину, профессиональные качества, учатся анализировать, насколько эффективна их деятельность, выгодно представлять результаты своего труда.

Отчеты бывают нескольких видов: еженедельные, ежеквартальные, ежемесячные, внезапные (если вдруг имеет место какое-либо разбирательство), финансовые (о расходе денежных средств), статистические, текстовые (рассказывают, как прошла презентация, как удалось провести собрание, например). Для каждого вида — свои цели и особенности составления и оформления.

В каких случаях обязательно нужно составлять отчет?

Обязанность отчитываться о своей работе законодательно закреплена только относительно отчетов о командировках. Остальные работники должны это делать, если эта обязанность прописана в их трудовом договоре, должностной инструкции, локальных нормативных актах компании.

Сдавать отчет работник должен своему непосредственному начальнику — руководителю структурного подразделения. Кому подчиняется сотрудник, указано в его трудовом договоре или должностной инструкции.

Ответственность за несдачу отчета

Работодатель может применить дисциплинарное взыскание по ст. 192 ТК РФ, если работник ненадлежащим образом исполняет свои обязанности или не исполняет их. Если написание отчетов входит в обязанности работника, то наниматель вправе наказать работника (замечание или выговор).

Однако за само отсутствие отчета, может быть, наказания не последует. Но раз нет отчета, значит, работа не выполнена, поэтому работодатель может наказать именно за невыполнение каких-либо задач, а не за то, что сотрудник не отчитался. Это, конечно, не касается тех случаев, когда работа выполнена, а отчета нет.

Как составить отчет о проделанной работе?

Законодательно утвержденной формы отчета о проделанной работе нет. Компании могут разработать ее самостоятельно и утвердить в локальных нормативных актах.

К сведению! Что касается отчета о работе в командировке, то для него разработана унифицированная форма Т-10а.

Если такая форма не утверждена, то работник составляет отчет сам. Можно использовать предложенную нами структуру:

  1. Вводные данные. Здесь указывают ФИО и должность руководителя, которому предоставляют отчет, ФИО и должность работника, период, за который составлен документ.
  2. Список задач, которые работник должен был выполнить. Если их очень много, то можно сгруппировать по смысловым блокам.
  3. Список выполненных задач. Здесь также можно указать, какие инструменты были использованы для достижения тех или иных целей: переговоры, командировки, обращение к работникам других подразделений, увеличение финансовых затрат, материалов и т.д. Нужно отметить, удалось ли завершить все запланированные задачи. Важно указать количественные данные: сколько часов потрачено, сколько текстов написано, сколько собеседований было проведено и т.д. Этот пункт отчета нужно написать как можно конкретнее, чтобы у работодателя не возникло впечатление, что работник недостаточно загружен.
  4. Причины, по которым те или иные задачи не были выполнены. Их анализ и оценка с точки зрения работника.
  5. План на следующий период.
  6. Предложения работника по увеличению эффективности своей работы и коллег. Отсутствие этого пункта будет говорить о безынициативности сотрудника.

Если нужно, то вставляют в текст таблицы, диаграммы или графики. Если это уже не первый отчет, то целесообразно составить графики динамики изменения показателей в течение какого-либо периода (года, полугодия).

Отчет может потребоваться руководству в бумажном виде или электронном, в том числе в виде презентации. При необходимости можно приложить различные документы: счета-фактуры, благодарственные письма, сертификаты и т.п. Отчет, если требуется бумажный вариант, печатают на бумаге формата А4, сшивают в папку.

Рекомендации к тексту отчета

Чтобы отчет был легко читаемым, нужно соответствующим образом составлять текст:

  1. Избегаем длинных, неясных предложений.
  2. Абзацы должны содержать не более 4-5 предложений.
  3. Лучше оформлять перечень задач списками.
  4. Таблицы и графики нужно вставлять так, чтобы не образовывались так называемые висячие строки.
  5. После графиков и таблиц нужно оставлять места для комментариев и отметок руководства.
  6. Исключить просторечные и разговорные выражения.
  7. Проверить текст на наличие орфографических и другого рода ошибок.
  8. Не выбирать слишком мелкий или слишком крупный шрифт. Если в компании утверждена форма отчета, то шрифт там прописан.

Таким образом, работник при составлении документа должен следить за тем, чтобы его легко можно было прочитать и все понять без лишних дополнений.

К сведению! Не для всех профессий будет целесообразным вводить обязанность готовить отчеты о проделанной работы. Для рабочих должностей, где нужно выполнять однотипные повторяющиеся действия, лучше ввести норму на количество задач.

Отчетность менеджера по продажам

Пройди онлайн курс по холодным звонкам от сервиса Скорозвон и получи именной сертификат

Пройди онлайн курс по холодным звонкам от сервиса Скорозвон и получи именной сертификат

Отчетность менеджеров по продажам — самый важный пункт в работе с персоналом в любой компании. Слабо выстроенная система контроля приводит к последствиям: планы не выполняются, решения принимаются на эмоциях, сотрудники не понимают, чего от них хотят и как этого достичь. Чтобы разобраться в текущей ситуации руководителю приходится тратить все больше времени на микроменеджмент и «нависание над душой».

Напротив, отлично выстроенная отчетность менеджера отдела продаж поможет тратить на контроль отдела 15-20 минут, и уделять время развитию сбыта и другим функциям коммерческого директора или руководителя ОП.

Итак, давайте поймем, как выстроить работающую схему контроля.

Для начала необходимо для каждого работника определить KPI, или ключевые результаты работы, которые вы хотите от них видеть. Не фиксируйте их слишком много: достаточно 2-5. Будет 6-8 — эффективность снижается, мы не умеем концентрироваться на большом количестве данных. Приведем примеры таких KPI:

Для специалиста по холодным звонкам:

  • звонки;
  • разговоры свыше 15 секунд;
  • время в разговоре (за день или средняя);
  • количество лидов.

Для аккаунт-специалиста:

  • отчет по клиентам данного менеджера по продажам (список переданных в постоянную работу клиентов и результаты по каждому);
  • % и сумма по повторным покупателям;
  • % клиентов, продолживших сотрудничество с компанией;
  • средний чек повторной сделки.

Для продажника:

  • количество и сумма сделок;
  • средний чек.

Далее нужно определить периодичность: мы настаиваем на ежедневном отчете менеджера по продажам. Выглядит это так: сотрудник перед уходом, в конце рабочего дня, заполняет документ, в котором указывает результаты по своим целевым показателям. Это занимает пару минут в день, зато в любой момент можно отследить рост или падение и поправить ситуацию при необходимости. Кроме того, сотрудник сам видит, что у него проседает и может исправлять ситуацию. Ежедневные цифры собираются в еженедельные, а потом и в ежемесячные.

Отчет менеджера отдела холодных продаж — еще более важен, потому что персонал на этой позиции обычно менее квалифицирован и мотивирован. Если мы говорим о «звонаре», работнике, который обзванивает базу, то мы рекомендуем использовать профессиональные сервисы для обзвона. Например, Скорозвон: в нем вы один раз задаете целевые показатели, а потом вся отчетность строится автоматически. Да и оператор всегда видит, сколько ему нужно сделать звонков до выполнения плана.

Программа для холодных звонков «Скорозвон»

Менеджер будет звонить в 2,5 раза эффективнее. Вы получите удобные отчёты о работе

Или попробуй профессиональный инструмент для холодных звонков

Делаем профессиональные отчёты в Excel: пять простых советов

Ольга Базалева, руководитель аналитического отдела в РБК, создатель онлайн-школы Excellent, автор книги «Мастерство визуализации данных» и автор блога, поделилась с Нетологией советами, как делать более удобные и понятные коллегам отчёты в Excel.

Сегодня не обойтись без умения работать с информацией: аналитикам, финансистам, маркетологам без этого совсем никуда, но даже в гуманитарных специальностях навык обрабатывать информацию всё больше и больше ценится. Взять хотя бы журналистику данных, которая набирает популярность.

Хотите, чтобы руководитель вас заметил и в глазах коллег вы стали классным профессионалом? Научитесь делать качественные отчёты.

Создатель онлайн-школы визуализации данных Excellent

курс

Excel

  • Научитесь работать с любыми отчётами в Excel
  • Разберётесь, как работать с формулами
  • Сможете сортировать, анализировать и визуализировать данные

Встаньте на место начальника. Кому вы готовы платить больше? Специалисту, который присылает ему данные в таком виде?

1. Помните о наглядности

  • Располагайте данные логично: обычно это от большего к меньшему.
  • Всегда разделяйте разряды в больших числах: 10 000 000, а не 10000000.
  • Убирайте лишние знаки после запятой.
  • Убирайте яркую сетку, это визуальный мусор. Делайте линии светлыми, а иногда можно обойтись вовсе без сетки.

  • Дизайн таблиц должен быть лаконичным и не отвлекать от сути.
  • Выделяйте шапку и строки/столбцы с итогами.
  • Выделяйте отрицательные значения красным, а второстепенные значения — серым. В Excel это можно сделать автоматически с помощью условного форматирования.
  • Визуализируйте данные в таблицах. Можно строить гистограммы непосредственно в ячейках при помощи условного форматирования и создавать миниграфики, которые располагаются в одной ячейке (спарклайны).

2. Используйте диаграммы

Визуально представленная информация в сравнении с обычным текстом и таблицами воспринимается быстрее и запоминается легче. Графики и диаграммы позволяют сразу увидеть тренды, взаимосвязи, всплески и падения.

3. Пишите выводы в сопроводительном письме

Отчёт вложен в письмо и готов к отправке заказчикам? Не спешите нажимать кнопку «отправить». Подумайте, что нужно человеку, который откроет ваше письмо? Ему нужны быстрые выводы. Обязательно добавьте в текст письма аналитические комментарии и подкрепите их фактами из отчёта — например, добавьте скриншот диаграмм.

Если руководитель получил ответ на свой вопрос сразу из письма, ему даже не надо тратить время на открытие приложенного файла. Поверьте, это дорогого стоит.

4. Делайте отчёты удобными

Если ваш отчёт большой и занимает 10−20 листов в Excel, сделайте навигацию по нему. Это можно реализовать одним из следующих способов:

  • создать лист Summary, показать на нём главные цифры и сделать ссылки «Подробнее» с переходом на листы, содержащие все данные;
  • сделать оглавление, куда добавить ссылки на каждый лист с аналитикой.

5. Автоматизируйте обновление регулярных отчётов

Когда ваши отчёты станут обновляться в считаные минуты, высвободится масса дополнительного времени. Это время можно использовать для своего профессионального развития, а можно взять на себя дополнительную функциональность, что позволит обоснованно попросить повышения.

В Excel есть множество инструментов, которые помогут автоматизировать отчёты:

  • настройте выгрузку всех необходимых данных на один лист в Excel, назовём этот лист «Source»;
  • создайте необходимые аналитические таблицы на других листах;
  • формулами в эти аналитические таблицы подтяните нужные данные с листа Source;
  • сделайте связку Power Point — Excel. Тогда при изменении диаграмм в Excel, в презентации Power Point они будут обновляться автоматически.

Так вы создадите отчёт один раз и сможете быстро обновлять его в последующем, просто добавляя новые данные на лист Source, а все остальные таблицы и диаграммы тут же обновятся.

Когда ваши отчёты преобразятся, они станут в разы ценнее. Заказчики данных будут быстро получать ответы на свои вопросы, а набор сухих таблиц превратится в удобные и наглядные аналитические отчёты. Специалистов, которые умеют обрабатывать информацию и помогают принимать бизнес-решения ценят гораздо больше, чем тех, кто занимается простым заполнением непонятных таблиц.

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для «Нетологии»? Читайте наши условия публикации. Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.

iikoOffice: пять главных аналитических отчетов для заведений

Управленческий учет в iikoOffice

Для ведения управленческого учета в iiko разработан модуль iikoOffice. Он собирает всю информацию о складах, финансовых потоках и персонале и на основе этих данных строит аналитические отчеты. С помощью iikoOffice вы можете проанализировать данные о доходах и расходах, остатках продукции, и другие показатели. Разберем основные отчеты, которые нужны для успешного управления заведением.

Отчет о продажах за период (марочный отчет)

Этот отчет отображает детальную информацию о количестве и сумме продаж за период и строится на основе складских документов. При первом входе отчет нужно настроить под себя, система запомнит настройки, и в следующий раз ваш отчет отобразится уже в удобном виде.

Для того, чтобы построить отчет, нужно:

  • выбрать период, за который вы хотите посмотреть отчет;
  • выбрать нужные склады из списка (по умолчанию не выбран ни один);

указать Тип документов, на основе которых вы хотите построить отчет (по умолчанию отчет включает все типы документов).

После выбора всех настроек нажмите кнопку Обновить. Для того, чтобы в отчете отображались только блюда, снимите галочку с пункта Свернуть модификаторы. Прибыль будет считаться как разница между себестоимостью и выручкой. Показатели, по которым будут отображаться данные, можно настраивать. Для этого нажмите правой кнопкой мыши на заголовке таблицы с данными и выберите те, которые актуальны для вас. Готовый отчет можно отправить в печать или выгрузить в Excel.

Для наглядности информацию в отчете можно представить в виде графика или диаграммы.

OLAP отчет по продажам

В отличие от предыдущего отчета, OLAP отчет строится по данным с касс. С помощью этого отчета вы можете анализировать любую информацию, которая проходит по чекам. Например, информацию о количестве реализованных блюд и количестве гостей, купивших их.

Показатели для анализа затрагивают разные стороны жизни заведения и находятся в левом меню. Для анализа вы можете выбирать любые показатели, например посмотреть информацию о количестве проданных блюд и количестве гостей, купивших их. Работа с отчетом ограничена только вашим воображением. Для удобства над областью таблицы есть фильтры. По умолчанию включены все фильтры, но вы можете отключить те, которые не хотите использовать, и в левом меню отобразятся только те показатели, которые относятся к выбранным фильтрам. Под каждым показателем указана его принадлежность к фильтру.

Для построения отчета выбирайте нужную позицию и перенесите ее в области строк и столбцов таблицы. Система сама подскажет, куда нужно поставить выбранный показатель — доступная область будет подсвечиваться синим.

После того, как вы настроили отчет, вы можете его сохранить, чтобы при следующем входе не настраивать его заново. Он будет отображать актуальные на момент открытия данные.

Отчет о среднем чеке

Отчет о среднем чеке поможет оценить посещаемость заведения и покупательскую способность гостей.

Для построения отчета необходимо выбрать период, за который хотите проанализировать данные и система покажет данные о количестве чеков, гостей, данные о продажах, сумму среднего чека и др. По умолчанию отображаются данные за текущий месяц.

Вы можете детализировать информацию по месяцам, неделям, дням и сменам. Для этого в поле Детализация выберите нужное значение и система автоматически перестроит отчет под него.

Вы также можете визуализировать информацию в виде графиков. Для этого постройте отчет за выбранный период и установите галочку в поле Построить график.

Как и в остальных отчетах результаты можно распечатать или отправить в MS Excel.

Отчет о непродаваемых блюдах

Этот отчет позволяет выявить те блюда и продукты, которые не пользуются популярностью у гостей. Отчет содержит информацию по всем блюдам, которые продавались за анализируемый период.

Если у вас обширное меню, этот отчет позволить выявить те блюда, которые не продаются и принять решение о целесообразности их продажи.

Для построения отчета нужно:

  • задать период, за который нужно сформировать отчет;
  • выбрать тип номенклатуры, которая должна учитываться.

При необходимости вы можете сгруппировать все позиции по группам, категориям или официантам. Для этого выберите нужный параметр и установите его рядом с названием слева или справа. Блюда, которые не продаются, в отчете будут иметь значение 0.

Отчет о закупках

Отчет о закупках соединяет в себе 4 отчета в одном и позволяет оценить закупочные цены на товары поставщиков, отследить изменение цен и оценить объем закупок.

Отчет о закупочных ценах будет работать, только если вы ведете прайс-листы поставщиков в iiko. С его помощью можно посмотреть поставщика, от которого поступил товар и сравнить расхождение цены в прайс-листе с ценами в документах поставки.

Изменение цены будет отображено изменением цвета поля. Красным цветом выделяется увеличение цены, зеленым — снижение.

В отчете об изменении цен для товаров вы можете сравнить цену из документов поставки на начало и конец периода. Вы можете проанализировать, как менялась цена за выбранный период и решить, хотите ли дальше сотрудничать с этим поставщиком.

Отчет о закупках по складам отображает информацию о том, какую долю в общем объеме закупок составляет сумма конкретного товара поступившего на склад. Например, вы можете оценить, сколько процентов от всей закупки составила сумма закупок на кухню, и сколько — для бара. Процент считается от общей суммы закупки.

Следующий отчет — отчет о закупках по поставщикам. Он отображает информацию по общим суммам накладных, по которым был оприходован товар с разделением по поставщикам. В этом отчете вы можете посмотреть информацию о сумме закупки у конкретного поставщика, количестве закупок и среднюю стоимость одной закупки. Эта информация может вам пригодиться, если вы хотите договориться с поставщиком о снижении цены.

В iikoOffice много различных видов аналитических отчетов, которые могут помочь вам в управлении заведением. Мы рассмотрели только основные из них.

Если вы хотите получить больше информации об использовании отчетов, у нас разработан курс обучения iiko специально для руководителей заведения и управляющего персонала. Подробнее с курсом можно ознакомиться на сайте в разделе Услуги.

Системы планирования и отчетности в коммерческой службе

Пароль?
«План по валу»
«Вал по плану».
Проходи
(х/ф «Чародеи)

Сегодня никого не надо убеждать в том, что система планирования и отчетности является важным инструментом управления бизнесом. Система планов позволяет четко ставить задачи и определять приоритеты в развитии, она дает возможность выстраивать эффективные системы управления и мотивации персонала. Кроме того, само наличие плана является важным дисциплинирующим фактором для сотрудников.

На российских предприятиях система планирования обычно затрагивает лишь производственные и финансовые показатели деятельности фирмы: объем производства и отгрузок, поступление денежных средств, затраты на производство, уровень запасов сырья, полуфабрикатов и готовой продукции и т.д. Для коммерческой службы планирование и отчетность чаще всего ограничиваются агрегированными объемами продаж, в лучшем случае разбитыми по основным товарным группам или направлениям деятельности. В то же время, для эффективного управления коммерческой службой использования только финансовых показателей явно недостаточно.

Продажи не являются единственной функцией коммерческой службы, это скорее цель, которая может быть достигнута только при выполнении ряда принципиальных условий. Уместно провести аналогию с производственным планом – он никогда не будет выполнен без хорошего плана снабжения. «Снабжением» эффективных продаж являются КОНТАКТЫ. Часто, особенно в сфере B2B, продаже предшествует достаточно длительный период поиска клиентов, переговоров с ними, согласования условий сделки и т.д. Продажи являются закономерным следствием предшествовавшей (зачастую, достаточно длительной) работы с клиентом. Более того, информация о количестве «предпродажных» взаимодействий позволяет прогнозировать продажи будущих периодов. Кроме того, после акта продаж работа с клиентом не прекращается. По многим технически сложным продуктам необходимо послепродажное обслуживание, нужно контролировать удовлетворенность клиента и «вести» его к следующей продаже. Если клиент всем доволен – следующая продажа неизбежно состоится. А показатель удовлетворенности клиента – РЕКЛАМАЦИИ. Таким образом, для того, чтобы бизнес был прогнозируемым и управляемым необходимо принимать во внимание ряд других, «непродажных» показателей.

С учетом изложенного выше понятно, что система планирования и отчетности коммерческой службы должна состоять как минимум из трех основных блоков:

  • Система плановых показателей и отчетности по контактам с клиентами
  • Система плановых показателей по продажам в различных разрезах
  • Отчетность по рекламациям

В качестве примера рассмотрим типовую систему планово-отчетных показателей коммерческой службы.

1. Отчеты по динамике контактов

Звонки потенциальным клиентам за отчетный период

Менеджеры

Количество

План

Отклонение

% выполнения плана

0 0 голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector